Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowe świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie w 2023 roku.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Ośrodek Pomocy Społecznej

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 002156692

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja 3 Maja 28

1.5.2.) Miejscowość: Legionowo

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-120

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@opslegionowo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: opslegionowo.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowe świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie w 2023 roku.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4696f10d-747b-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00476484

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00036486/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Kompleksowe świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie w 2023 roku.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).komunikacja między zamawiającym
a wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ i ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ i ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP.
3. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do następujących formularzy:
„Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku”
„Formularz do komunikacji”.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
5. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w regulaminach:
- korzystania z miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/ w zakładce Instrukcje oraz Warunki usługi,
- ePUAP https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/regulamin.
6. Wykonawca zainteresowany złożeniem oferty winien zapoznać się z aktualnymi wytycznymi technicznymi zawartymi w w/w regulaminach.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Stosuje się

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OPS/AG/341-3P/2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

I. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, na cmentarzu wyznaniowym na terenie miasta Legionowa, w ramach realizacji zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 15 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 roku, poz.2268 ze zm.).
2. Pogrzeb winien odbyć się z poszanowaniem godności osób zmarłych i ich rodzin, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie normami i zwyczajami oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności zgodnie z :
a) ustawą z dnia 31 stycznia 1959 roku o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2020 roku, poz. 1947),
b) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001roku w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz. U. 2021, poz.1910).
c) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011r. w sprawie przechowywania zwłok i szczątków (Dz.U. z 2011r. nr 75, poz. 405),
d) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz.U. z 2007r. nr 249, poz. 1866), ze szczególnym uwzględnieniem warunków pochówku osób zmarłych z powodu COVID-19 oraz zgodnie z pozostałymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami etycznymi oraz z powszechnie przyjętymi zasadami wykonywania usługi o tym charakterze oraz na warunkach i zgodnie z postanowieniami wynikającymi z umowy, opisu przedmiotu zamówienia i złożoną przez Wykonawcę oferta.
3. Zamawiający przewiduje szacunkowo, że w okresie trwania umowy zleci Wykonawcy przeprowadzenie 50 pogrzebów kremacyjnych (urnowych), w tym:
1) 48 - pogrzebów kremacyjnych (urnowych) osób dorosłych, w tym zmarłych na choroby zakaźne np. SARS-CoV-2 ( COVID-19),
2) 1 - pogrzeb kremacyjny (urnowy) dziecka do 6 roku życia,
3) 1– pochówek kremacyjny (urnowy)szczątków ludzkich,
Uwaga: powyższy podział ma charakter szacunkowy i ilość poszczególnych rodzajów pochówków zleconych w ramach realizacji zamówienia może ulec zmianie adekwatnie do potrzeb Zamawiającego
4. Ze względu na szczególny charakter przedmiotu zamówienia, jakim jest świadczenie usług pogrzebowych i wiążący się z tym brak możliwości dokładnego oszacowania ilości usług, rzeczywista liczba dokonanych pochówków może ulec zmniejszeniu ,co nie będzie stanowiło podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do ilości faktycznie zleconych usług pochówku przez Zamawiającego w toku realizacji umowy. Rozliczenie w toku realizacji umowy następować będzie w oparciu o faktycznie zamówione usługi i ceny jednostkowe zadeklarowane w ofercie.
5. Zamawiający określa minimalną ilość zamówienia jaka wykorzysta w ramach umowy na poziomie zlecenia 10 pochówków. Ostateczna ilość zleconych pochówków będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy, w związku faktyczną liczbą pogrzebów, które będzie musiała sprawić Gmina Legionowo. Wykonawca przyjmuje powyższe zastrzeżenie i wyraża na nie zgodę. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia finansowe wobec Zamawiającego.
6. Wykonawca będzie świadczył usługi pogrzebowe wyłącznie na podstawie pisemnych jednostkowych Zleceń wystawianych przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie odebrać zlecenie od Zamawiającego po otrzymaniu telefonicznej lub e-mailowej informacji o zleceniu pochówku.
7. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zlecony pochówek w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania jednostkowego zlecenia od Zamawiającego , na cmentarzu w Legionowie.
8. Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego załatwienia wszelkich formalności niezbędnych do sprawienia pogrzebu zgodnie z obowiązującymi przepisami w urzędach oraz u zarządcy cmentarza, w tym wniesienie wszystkich niezbędnych opłat oraz zebrania niezbędnej dokumentacji (w szczególności: uzyskanie karty zgonu , aktu zgonu, zezwolenia na pochowanie i wydanie zwłok) na podstawie upoważnienia udzielonego Wykonawcy przez Zamawiającego.
9. Dom pogrzebowy, miejsce gdzie ciało osoby zmarłej będzie złożone przed ceremonią pochówku musi znajdować się na terenie miasta Legionowo w związku z możliwością pożegnania się rodziny i osób bliskich osoby zmarłej.
10. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania taboru samochodowego dostosowanego do przewozu zwłok zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Wykonawca na minimum dwa dni przed planowanym terminem pogrzebu zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Zamawiającego – działu świadczeń Ośrodka pomocy Społecznej w Legionowie, która zgłasza pochówek- o terminie (data i godzinę) i miejscu pochówku
12. Szczegółowy zakres czynności składających się na zorganizowanie pogrzebu z kremacją zwłok/ szczątków ludzkich, obejmuje swym zakresem:
- umieszczenie zwłok / szczątków ludzkich w worku/pokrowcu dostarczonym przez wykonawcę,
- przewiezienie (eksportacja) zwłok lub szczątków ludzkich z miejsca wskazanego przez Zamawiającego w Legionowie lub Zakładu Medycyny Sadowej w Warszawie lub prosektorium WIM w Warszawie do chłodni ,
- przechowywanie zwłok/ szczątków ludzkich w chłodni do czasu pogrzebu,
- przygotowanie zwłok/szczątków ludzkich do kremacji (kosmetyka ciała, owinięcie ciała w całun dostarczony przez Wykonawcę),
- kremacja zwłok lub szczątków ludzkich , w tym transport do miejsca kremacji;
- dostarczenie trumny kremacyjnej,
- dostarczenie urny na prochy,
- dostarczenie krzyża ,
- dostarczenie tabliczki z danymi zmarłego na urnę i miejsce pochówku, zawierającej imię i nazwisko, datę urodzenia, datę zgonu; w przypadku zwłok NN datę znalezienia zwłok, lub datę znalezienia szczątek ludzkich ,
- umieszczenie zwłok/szczątków ludzkich w worku/w pokrowcu dostarczonym przez Wykonawcę,
- umieszczenie klepsydr w miejscu do tego wyznaczonym tj. tablica przy cmentarzu w Legionowie,
- obsługa pogrzebu, w tym transport urny z prochami w obrębie cmentarza oraz umieszczenie urny w przygotowanym grobie urnowym lub w innym miejscu przechowywania urn z prochami lub w grobie wskazanym przez bliskich zmarłego z zamknięciem grobu,
- zapewnienie posługi religijnej katolickiej polegającej na odprowadzeniu przez księdza urny z ciałem osoby zmarłej od bramy cmentarza do miejsca pochówku, jeśli Zamawiający ma informacje , że osoba zmarła była wyznania katolickiego
- dezynfekcja zwłok, worka, trumny/kapsuły do transportu - płynem odkażającym o spektrum działania wirusobójczym,
- wykupienie na okres 20 lat miejsca pod grób urnowy na cmentarzu w Legionowie, Zamawiający dopuszcza wykupienie miejsca na zbiorowy grób urnowy.
- w przypadku grobu urnowego zbiorczego wykonanie tablicy (napisówki) na umieszczenie tabliczek za danymi zmarłego. Rozmiar tablicy musi być dopasowany do ilości tabliczek odpowiadającej ilości urn umieszczonym w grobie zbiorowym.
- w przypadku pojedynczego grobu urnowego umieszczenie krzyża lub palika (zgodnie z wyznaniem zmarłego) na umocowanie tabliczki z danymi zmarłego;
13. W przypadku niezrealizowania przez Wykonawcę niektórych elementów składających się na całość usługi pogrzebowej wynagrodzenie Wykonawcy za sprawienie pogrzebu zostanie pomniejszone o wartość niezrealizowanego elementu usługi pogrzebowej.
14. Przy zleceniu realizacji konkretnego pogrzebu Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z niektórych elementów usługi pogrzebowej (np. zakupu odzieży), co nie będzie stanowiło odstąpienia od zawartej umowy.
15. Wykonawca będzie zobowiązany do utrzymania i konserwacji mogiły przez okres trwania umowy tj.:
1) utrzymanie powierzchni grobu w należytym stanie tj. np. usuwanie zanieczyszczeń,
2) utrzymanie tabliczki nagrobnej w odpowiednim stanie,
3) w przypadku gdy pochowana osoba nieznana NN zostanie zidentyfikowana, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia tabliczki nagrobnej z aktualnymi danymi zmarłego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 98371000-4 - Usługi pogrzebowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

98370000-7 - Usługi pogrzebowe i podobne

98371100-5 - Usługi cmentarne oraz kremacyjne

98371110-8 - Usługi cmentarne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-01-02 do 2023-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Zatrudnienie osób niepełnosprawnych

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2021r. o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4 do SWZ)

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, sporządzonych nie wcześniej niż
3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
świadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (załącznik nr 7 do SWZ)

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-13 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Za posrednictwem formularza do złozenia , zmieny, wycofania ofert lub wniosku na ePUAP i udostepnionego również na miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-13 11:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-11